Cum pot reduce firmele costurile prin externalizarea gestiunii deșeurilor? (P)

Pentru multe companii, gestiunea deșeurilor a rămas un „set de sarcini” împărțit între producție, logistică, SSM și financiar. Problema apare rapid: reglementările de mediu cer trasabilitate și documente corecte, iar operațiunile cer ritm și predictibilitate. Dacă ții totul intern, ajungi să plătești mai mult decât taxa de colectare: timp de coordonare, erori de raportare, spații ocupate, transporturi făcute fără optimizare și costuri greu de atribuit pe centre de cost.

Ghidul de mai jos te ajută să evaluezi practic dacă externalizarea gestiunii deșeurilor îți scade costul total de proprietate (TCO) și îți stabilizează opex-ul, fără să pierzi controlul.

Măsoară volumul și tipurile de deșeuri din prezent!

Pornește de la date simple, pe 60–90 de zile: cantități pe tip de deșeu, frecvența ridicărilor, puncte de generare (producție, depozit, birouri), plus sezonalitate. Dacă ai mai multe locații, notează separat fluxurile, fiindcă logistica schimbă costurile.

De exemplu, într-o fabrică, deșeurile de ambalaje (folie, carton) au ritm diferit față de cele din mentenanță (uleiuri, cârpe contaminate). Dacă le tratezi la fel în contract și în ridicări, plătești transporturi nealiniate cu volumul real. În multe organizații, atingerea acestor praguri este accelerată prin consultanta pentru gestionarea deseurilor, care ajută la corectarea rapidă a neconformităților și la reducerea costurilor recurente de neconformitate.

Calculează TCO pentru gestiunea internă (nu doar factura de colectare)!

Construiește TCO pe componente, apoi separă opex de capex. În majoritatea cazurilor, firmele omit costuri indirecte care devin vizibile abia la audit sau la schimbarea unui responsabil. Include, pe cât posibil, costuri alocate pe centre de cost.

Urmărește cel puțin:

• timp de management (operațional + conformitate),
• consumabile și echipamente (containere, etichetare, cântărire),
• spații de stocare,
• manipulare internă,
• transporturi, plus costuri de corecție (refacere documente, ore pierdute la neconcordanțe).

Dacă un șef de schimb alocă 1–2 ore/săptămână pentru coordonarea ridicărilor și a documentelor, acel timp intră în TCO, chiar dacă nu apare ca linie distinctă în contabilitate.

Evaluează riscul de neconformitate ca „linie de cost” și stabilește praguri!

Notează neconformitățile din ultimii doi ani: lipsă documente, necorelări între avize și facturi, clasificări greșite, depozitare temporară peste termene, trasabilitate incompletă. Apoi estimează costul: timp de remediere, blocaje, audit intern suplimentar, consultanță externă, penalități contractuale.

Pentru rezultate stabile, definește praguri: de exemplu „zero documente lipsă la închiderea lunii” sau „reconciliere cantități în max. 5 zile lucrătoare”. Astfel tratezi conformitatea ca parte din costul operațional, nu ca incident izolat.

Identifică serviciile externalizabile și ce păstrezi sub control intern!

Externalizarea nu înseamnă să „dai afară” responsabilitatea legală, ci să muți execuția și controlul operațional către un furnizor specializat, pe baza unor SLA-uri și raportări. Mapează activitățile și marchează unde consumi mult timp intern: organizarea colectării, transport, sortare, evidențe, raportări, relația cu autoritățile, audit și arhivare. Păstrează intern deciziile de guvernanță (politici, aprobări, KPI-uri), dar mută execuția repetitivă acolo unde primești eficiență și reducere de risc.

Evaluează furnizorii după conformitate, SLA și capabilități de trasabilitate (pas de control)!

Aici merită să intri mai adânc, fiindcă diferențele de cost apar adesea din calitatea controlului și a documentării. Verifică autorizații și acoperire geografică, apoi cere exemple de livrabile: rapoarte periodice, evidențe pe tipuri de deșeu, traseu, dovada predării, reguli de arhivare și acces la date.

Pentru utilizare uzuală, include în fișa de evaluare:

• SLA pentru ridicări (timp de răspuns, intervale, penalizări)
• reguli pentru neconformități (cine corectează, în cât timp, cum se documentează)
• trasabilitate și reconciliere cantități (diferențe acceptate, metodă de cântărire)
• securitatea datelor (acces, audit, log-uri), mai ales dacă raportezi în mai multe sisteme interne

Negociază modelul contractual și KPI-urile care îți țin costurile sub control!

Negociază pe baza unui set de KPI-uri ușor de urmărit lunar, nu pe promisiuni. Leagă revizuirea de performanță și volum, dar păstrează clar cine răspunde pentru ce documente și ce date. Include clauze de audit și drepturi de verificare.

KPI-uri utile în practică: cost pe tonă pe flux, număr de neconformități/documente lipsă, timp mediu de închidere a lunii (raportare), cost transport per ridicare, rata de valorificare/reciclare unde ai obiective interne ESG, respectarea SLA la ridicări. Pentru decizii cu impact mare, validează modelul cu CFO-ul și cu juridicul, ca să eviți costuri ascunse și interpretări diferite ale responsabilităților.

Implementează prin pilot, apoi scalează pe baza datelor!

Începe cu un pilot: o locație sau 1–2 fluxuri (de exemplu, ambalaje + deșeuri din mentenanță). Rulează minimum trei luni, ca să prinzi variații de volum și să verifici disciplina de raportare. Compară înainte/după pe TCO și pe KPI-uri, apoi ajustează frecvențe, containere, rute și responsabilități interne.

După pilot, scalează etapizat și stabilește o rutină lunară: reconciliere cantități, verificare documente, analiză opex vs buget, acțiuni de reducere (sortare mai bună, reducerea ridicărilor inutile, optimizare transport). Dacă urmărești și raportări ESG, păstrează aceeași structură de date pentru trasabilitate și audit.

Dacă vrei să verifici rapid unde pierzi bani sau timp în fluxurile de deșeuri, strânge datele pe 90 de zile și discută-le cu echipa ta financiară și cu un specialist de mediu. Dacă ai nevoie de un cadru de lucru și de criterii de selecție pentru furnizori, echipa SIGAD te poate sprijini cu o evaluare structurată și cu pași clari de implementare.