Întâlnire de afaceri

da, in primul rand o sa-i servesc cu o cafea, imi cer scuze pentru intarzierea sefului, o sa-mi permit cateva glume pe seama traficului, dupa care voi face cateva remarci cu privire la beneficiile achizitionarii produselor comercializate de firma noastra.

Am fost in situatia asta, nu o data.....

In primul rand, cer scuze in numele sefului dupa care ii intreb daca ii pot servi cu ceva (cafea, ceai, suc).Dupa care ii intreb cum a fost drumul pana la sediu firmei noastre, (daca sunt straini ii intreb cu li se pare tara, orasul) , cum au trecut peste "gripa porcina" si, la cat de mult "simt" ei criza.

Nu cred ca exista un sablon, dupa cere se poate purta o dicutie.Difera foarte mult de la persoana la persoana si de la raspunsul sau replicile lor.Eu sunt o persoana sociabila si cred ca ma pot descurca in orice situatie....

O zi frumoasa.

In primul rand este important sa se simta bine primiti, de aceea vor fi serviti cum se cuvine cu cafea si apa.

Apoi, dupa ce ne vom aseza in sala de sedinte, le voi explica cat de importanta este aceasta intalnire pentru seful meu si firma noastra. Apoi, le voi explica faptul ca intarzierea sefului meu se datoreaza conditiilor rutiere vitrege din Bucuresti pe care cu siguranta si le-au resimtit si ei si ca seful meu va ajunge in cel mai scurt timp posibil.

Pentru ca sunt clienti potentiali importanti pentru noi, mi-am facut temele despre ei si stiu ca sunt pasionati de ski. Cum eu sunt nascuta in Brasov si am acelasi hobby, vom discuta daca au fost in Poiana Brasov, in Predeal la ski sau daca prefera sa mearga in alte tari la ski: Austria,Germania, etc. Cum am prieteni care practica acest sport, cu siguranta voi veni cu o intamplare hazlie petrecuta pe partie sau in vreo excursie de acest fel si voi destinde atmosfera, astfel incat cand ajunge seful meu toata lumea sa nu mai fie incrancenata datorita inceperii intarziate a intalnirii.

Cu siguranta voi avea rezultatul scontat si... voi primi felicitari de la seful meu pentru ca l-am scos dintr-o situatie neplacuta!

CA ORICE FIRMA CARE SE RESPECTA,II VOI SERVI CU CAFEA ,APA SI CE SE MAI AFLA PE LA PROTOCOL.

II VOI LASA PUTIN SA ADMIRE PE FEREASTRA BIROULUI,DEOARECE AVEM O PRIVELISTE MINUNATA,DUPA CARE LE PROPUN SA FACEM UN TUR AL FIRMEI PANA AJUNGE SEFUL.

DISCUTAM DESPRE PRODUCTIE,DESPRE DISTRIBUTIE SI DESPRE CE SE ITAMPLA IN FIRMA(BINEINTELES CA DOAR DESPRE CE TREBUIE SA VORBESC),CA FIECARE FIRMA ARE SECRETELE EI,SI CRED CA M-AS DESCURCA CU ACOPERIREA TIMPULUI.

VA MULTUMESC.

SUNTETI CEI MAI BUNI,VA ASCULT CU MARE PLACERE.

Cum am vazut ca antevorbitorii mei ii servesc toti pe clienti cu cafea si apa, m-am gandit ca sigur nu mai vor si de la mine:).Cum subiectul vesnic despre vreme nu vreau sa il abordez, in polemici politice m-as baga numai asa sa creez si eu o mica revolutie caci in 89' eram cat motu' de basca si nu am trait din plin emotia, imi zic rapid in minte sa zic ceva de Smokie ca tot vin acum in tara.Cand sa deschid conversatia observ la timp ca domnii poarta toti bratari de-un dest groase de aur si ca ar fi mai potrivita o conversatie despre Etno tv.Cum nu fac parte din statisticile lor, si nici cliseista nu poci care va sa zica sa fiu, refuz traficul, vremea si politichia si incep a cita o lege de-a lui Murphy, ca sigur ne putem lega de asta.

În primul rând, mă asigur cu cel puţin o oră înainte de întâlnirea cu clientul şi echipa sa de prezenţa la timp a şefului meu. Bun, ştiu că întârzie şi motivul, am timp să mă pregătesc psihic pentru primirea ca la carte a oaspeţilor, inclusiv cu motivaţia întârzierii.

Fac protocolul de rigoare, cu mină relaxată, zâmbitoare, am inspiraţia să introduc un fond muzical ambiental, amplasez pe masă presa scrisă la zi, 2-3 pliante cu portofoliul nostru, şi încep a-mi întreţine interlocutorul cu subiecte absolut detaşate de scopul întâlnirii, pentru că, nu-i aşa, şeful mi-a spus să nu încep nicio discuţie profesională fără el. Dar nu înainte de a lua "pulsul" reacţiei clientului la faptul că şeful meu e încă în trafic. Pare banal, dar cel mai bun lucru este să întreb dacă a mai vizitat această zonă şi dacă i se pare că s-a schimbat în bine. Dacă a fost mai demult, are de povestit, poate îşi mai aminteşte de cineva, iar eu câştig timp, dacă nu a mai fost, am eu de spus: cum a fost, ce este şi ce poate fi, ajungând astfel la un context general de condiţii, actuale, în care "înotăm" umăr la umăr.

Un alt subiect de întreţinere ar putea fi generat de interesul meu vădit real pentru ceva anume din zona de unde provine clientul, lucru care îl poate stimula să vorbească mai mult decât mine, iar eu mai câştig timp. Şi mai bine este să mă interesez dinainte de un hobby al clientului pe care să-l inserez uşor în conversaţie şi apoi să-l dezvoltăm împreună. Dar şi mai bine ar fi să intre şeful pe uşă... şi chiar intră! Ce şef am... descurcăreţ în traficul auto!

Acest lucru m-i s-a intamplat si mie, dar la un alt nivel si nu trebuia sa prezentam un proiect, ci trebuia sa prezentam situatia unui caz.

"Never mind"......atunci am incercat sa fiu cat mai gazda cu putinta, i-am servit cu cafele, ness-uri, 3in1, capuccino, tot ce au dorit fiecare si am incercat sa trag de timp intrebandu-i cum a fost drumul pana aici, am facut cateva remarci la adresa primarului in privinta drumurilor, am discutat si cu privire la amenintarea gripei porcine si am cerut parerea fiecaruia despre acest flagel mediatic. Si uite asa i-am tinut de vorba si nici nu si-au dat seama cat a intarziat seful meu iar cand a aparut nici macar nu i-au sesizat prezenta, pana cand acesta nu a intervenit in discutie si i-a salutat politicos si a cerut permisiunea sa prezinte situatia.

Sper ca v-a placut povestea mea si as face acelasi lucru ori de cate ori ar fi cazul.

La primul contact "ochi in ochi" (eye to eye) cu posibilii clienti ii intampin respectuos cu traditionalul salut : WHAT'S UUUUUUUP !!.si imi cer scuze ca nu pot da noroc fiindca abia am schimbat roata la masina si nu as vrea sa-i murdaresc (gandind sa nu ajunga sa vada ca folosim sapun lichid LOW-COST cand vor trebui sa se spele). Ii poftesc in sala de sedinte intrebandu-i daca doresc un pahar cu apa..sau poate altceva, un pahar cu apa cu gheata spundu-le ca tonomatul de cafea e burdusit cu fise si momentan e scos din functiune! Dupa ce m-am asigurat ca toti stau confortabil si nu le lipseste nimic le cer scuze in numele sefului ca este blocat in obositorul trafic si-i provoc la o discutie despre cum vor petrece sarbatorile de iarna asta incluzand si cadourile pentru sotii intr-un mod mai econom avand in vedere situatia de criza care a pus stapanire pe tara asta si asa furata si "cotropita" de toti!

Intr-un final ajungand si seful cu o mare teama ca va trebui sa inventeze tot felul de scuze pentru intarziere isi gaseste clientii in hohote de ras .Lasandu-l mai departe sa-si puna in aplicare abilitatile sale eu ma retrag subtil cu o oarecare bucurie ca nu si-au dat seama ca de fapt au stat de vorba cu mecanicul firmei aflandu-ma pe langa tonomat ,in momentul sosirii lor ,bumbacindu-l pentru a bea si eu o amarata de cafea

Pentru aceasta intalnire de afaceri m-am documentat foarte bine in legatura cu potentialul client, am invatat foarte multe despre compania lui si afacerea pe care o desfasoara, toate materialele de prezentare sunt pregatite pentru a fi desfasurate, am exersat inainte prezentarea lor asa ca nu ar trebui sa am niciun fel de problema legata de desfasurarea intalnirii. Asa ca, cu zambetul pe buze ii invit in sala de sedinte si imi cer scuze in numele sefului pentru intarzierea sa.Stiind atat de multe despre viitorul client incep discutia laudandu-i firma si discutand despre cum a progresat in timp. Nu voi da gres cu siguranta pentru ca oricine isi doreste sa auda laude la adresa lui si numai lucruri de bine despre ce a realizat! Foarte important este zambetul si tonalitatea vocii.

Ii intampin, le povestesc putin despre activitatea firmei, apoi le fac cunoscute unele lucrari executate, bineinteles le caut pe cele mai complexe ca sa aiba mai mult de studiat la ele si totodata sa fie atrasi de reusitele noastre si atunci cand vad ca dau semne de plictiseala chem secretara si le ofer o cafeluta. Ca oameni de afaceri se vad atrasi de activitatea pe care o prestam punand unele intrebari, la care raspund lent si calculat. Le prezint si unele oferte de lucru intre timp apare si directorul si trecem la subiectul principal.